Essa situação é mais comum do que se imagina e para responder a essa pergunta invocamos o Art. 29 da Consolidação das Leis do Trabalho, que assim dispõe:

Art. 29.  O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

Destacamos também que, em caso de rescisão contratual, a Carteira de Trabalho e Previdência Social também deve ser anotada, sendo vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua CTPS.

A retenção da Carteira de Trabalho por prazo superior ao estabelecido configura abuso de direito e, segundo Jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho, pode ensejar o pagamento de indenização por dano moral, que inclusive é presumido.Assim, a Empresa é obrigada a realizar a anotação da rescisão contratual do trabalhador em até 5 dias úteis, podendo a anotação ser realizada por qualquer meio (manual, mecânico ou eletrônico). Se as anotações na Carteira de Trabalho forem realizadas por meio digital, através de registros eletrônicos, o empregado deve ter acesso a essas informações no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.

A retenção da Carteira de Trabalho por prazo superior ao estabelecido em lei configura abuso de direito e, segundo Jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho, pode ensejar o pagamento de indenização por dano moral, que inclusive é presumido:

[…] RETENÇÃO DE CTPS. INDENIZAÇÃO POR DANO MORAL. DANO IN RE IPSA. REQUISITOS DO ARTIGO 896, § 1º-A, DA CLT, ATENDIDOS. Na jurisprudência desta Corte firmou-se o entendimento de que a retenção da CTPS por prazo superior ao previsto em lei enseja o pagamento de indenização por dano moral, sendo o dano presumível (in re ipsa). Ou seja, a condenação prescinde de prova do efetivo dano experimentado pelo empregado, bastando a demonstração da conduta ilícita praticada pelo empregador, o que efetivamente ocorreu no caso concreto. Recurso de revista conhecido e provido.

(TST , RR – 13052-10.2015.5.15.0062, Relator Augusto César Leite De Carvalho, Publicação: 20/03/2020)

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